質問内容）
① 相談種別: 企業内転勤
② 申請種別: 在留期間更新許可申請
③ 状況概要: 企業内転勤ビザの初めての更新を予定しています。本社はイギリスにあり、申請人の方が勤務している日本の機関は、人事の方によると「Representative Office（駐在員事務所）」、申請書上は「営業所」となっています。人事確認の結果、法定調書合計表はなく、日本の営業所では決算も行っていないとのことでした。
④ 質問：
日本の機関が本社でも支店でもなく「営業所（駐在員事務所）」の場合、決算書や法定調書合計表がないのは通常のことでしょうか。また、本来カテゴリー3に該当すると思われますが、法定調書合計表がないことを理由に、必要書類が少ないカテゴリー4として更新申請を進めても問題ないでしょうか。
行政書士からの回答）
ご相談ありがとうございます。企業内転勤ビザの更新申請において、勤務先の機関の種類と提出書類のカテゴリー分けは、非常に重要なポイントです。
結論から申し上げますと、日本の機関が「駐在員事務所（営業所）」である場合、法定調書合計表や決算書がないのは一般的であり、貴社の実態に応じたカテゴリーで申請を進めるべきです。
1. 駐在員事務所（営業所）の法的性質について
人事の方がおっしゃる「Representative Office（駐在員事務所）」、そして「決算がない」という事実は、日本の入管法上の「事業所」の考え方と密接に関わります。
- 駐在員事務所の実態: 駐在員事務所（営業所）は、通常、市場調査や情報収集、本社との連絡調整を主に行う機関であり、日本国内で直接的な営業活動や収益を伴う取引を行うことは認められていません。
- 決算・税務: 収益活動を行わないため、法人税法上の納税義務が発生せず、決算書や法定調書合計表を作成しないのが一般的です。
したがって、法定調書合計表がないという貴社の状況は、駐在員事務所の実態に合致しています。
2. カテゴリー3/4の判断と申請書類について
在留申請のカテゴリーは、申請人ご自身ではなく、勤務先機関の規模と透明性によって決まります。
申請カテゴリーの考え方
- カテゴリー1・2
- 書類の有無: 法定調書合計表は有り（必須）。
- 機関の種類: 上場企業、大手企業、相互承認機関など。
- カテゴリー3
- 書類の有無: 法定調書合計表は有り（必須）。
- 機関の種類: 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を提出できる機関。
- カテゴリー4
- 書類の有無: 法定調書合計表は無し。
- 機関の種類: 上記のいずれにも該当しない小規模な機関（多くの場合、設立間もない企業や駐在員事務所がこれに該当）。
申請カテゴリーの判断
ご相談のケースでは、決算や法定調書合計表が存在しないため、「カテゴリー3」の要件（法定調書合計表の提出）を満たすことができません。
- カテゴリー4として申請すべきです: 法定調書合計表が存在しない企業は、書類提出の便宜上、「カテゴリー4」として申請手続きを行うのが最も適切です。これは、貴社の事業所の実態（駐在員事務所）に合わせて、必要書類を提出するための合理的な選択です。
【⚠️重要な注意点】
- 書類で実態を説明すること: カテゴリー4で申請する場合、その分、日本の営業所がどのような活動をしているか、そして給与がどのように支払われ、日本の所得税がどのように源泉徴収されているかを、他の書類で詳細に立証しなければなりません。
- 提出すべき書類: 外国本社の登記簿や組織図、日本の営業所の活動内容を説明する資料、駐在員事務所であることを示す書類、給与支払証明書、給与からの源泉徴収票（あれば）、法定調書合計表を提出できない理由書などを添付することが非常に重要になります。
3. 行政書士からのアドバイス
カテゴリー4として申請を進めることで問題ありません。しかし、駐在員事務所は入管から厳しく審査される傾向があります。
- 申請理由書で明確化: 「日本の機関は駐在員事務所であるため、収益事業を行っておらず、法定調書合計表や決算書を作成していない」という点を、申請理由書に明確に記載してください。
- 本社との関係立証: 申請人が「企業内転勤」の要件（本社と営業所の関係、辞令など）を確実に満たしていることを示す書類を漏れなく添付してください。
※ 本記事は記事公開時点の情報に基づいて作成されています。最新の情報は必ず出入国在留管理庁の公式ウェブサイト等でご確認ください。本記事は一般的な情報提供を目的としており、個別のケースに対する法的なアドバイスではありません。具体的な手続きや判断については、必ず専門家にご相談ください。